Status EPJ-prosjektet mai 2025

Anskaffe: Stor interesse i markedet

Frist for kvalifisering til anskaffelsen var 6. mai. Det er stor interesse i markedet for prosjektet vårt, og det er vi godt fornøyd med. Dokumentene i utlysningen er offentlige, du kan finne dem ved å søke i Mercell, på EPJ, Rogaland. Framover nå, er det aller meste som skjer i anskaffelsen untatt offentlighet.

I prosessen med anskaffelsen skal vi involvere medarbeidere fra virksomhetene som er tettest på tjenestemottakerne. «Demo» og «Test» er de to aktivitetene der vi vil ha innspill fra flere, og vi er i gang med å finne disse personene.

Fristen for tilbud er 16. juni, et tentativt tidspunkt for valg av leverandør, er uke 9, 2026. Det er en omfattende prosess, og mye som skal på plass.

Avslutte: Samarbeid med IKA Rogaland i gang

Alle dagens løsninger skal på et tidspunkt avsluttes. Det er viktig å minne om at journaldokumenter ferdigstilles og lagres på rett vis. Når deponering til arkiv for framtiden skal skje, må mest mulig av dataene vi leverer fra oss være korrekt.

Informasjon om dette vil komme ut til kommunene.

IKA Rogaland har tatt initiativ til en innsynsløsning felles for alle kommunene som skal kunne ivareta informasjonsbehov for data i en periode etter at ny EPJ er implementert. Her samarbeider en arbeidsgruppe med representanter fra flere kommuner om å få dette til.

Det er en god stund enda til vi faktisk må gjøre uttrekk fra eksisterende løsninger, men mengden av data gjør at dette nok må få litt oppmerksomhet allerede. Stavanger er naturlig nok først, og vil dele informasjon og erfaringer med andre.

Nyttiggjøre: Innsikt og gevinstarbeidet

Brukerreiser og kartlegging av målepunkter for gevinstarbeid.
Alle kommunene har nå fått en «oppskrift» og maler for en workshop de kan ha i egen kommune. Workshopen går ut på å samle nøkkelpersoner i helse-velferd for å lage brukerreiser der oppgaven er å kartlegge dagens situasjon. Målet er å identifise målepunkter (tid, unngåtte kostnader, kvalitet). Workshopen er også en mulighet for å få innsikt i egen organisasjon, informere om prosjektet, forankring og involvering av medarbeidere.

Etter workshopene samles vi igjen og blir enig om inntil fem felles målepunkter som blir hele Rogalands gevinstindikatorer. Samlingen for dette i høst blir 11. september.

Brukertilfredshetsundersøkelse (System Usability Scale)
Før sommeren sender vi ut en brukerundersøkelse til alle kommunene i Rogaland som er med i anskaffelsen. Metoden vi bruker er anerkjent og validert for å måle brukervennlighet av et digitalt system.  Målet er at medarbeidere i helse og omsorg skal svare på spørsmål om dagens journalsystem, når det gjelder brukervennlighet. Etter at nytt journalsystem er tatt i bruk skal det gjøres en ny undersøkelse.

Vi lanserer dette før sommeren for også å få med ferievikarer som bruker systemet for første gang. Målet er å dokumentere økt brukervennlighet for alle kommunene, når andre måling gjøres etter at ny EPJ er implementert. Resultatene kan sorteres på kommune, nåværende løsning, rolle (sykepleier, lege, helsefagarbeider, saksbehandler etc).

For å få medarbeidere til å svare, er det helt nødvendig at kommunene sprer informasjon om dette i alle virksomhetene. Det kommer en egen epost om dette snart.

Omstille: Kompetanseprogrammet – 300 helseledere på kurs

Digi Rogaland satser på kompetansebygging og inviterte i samarbeid med Canoe virksomhets- og avdelingsledere i kommunene med på et to dagers kompetanseprogram som ble gjennomført i februar, mars og april. 300 ledere fra hele Rogaland, fordelt på 10 kurs.

De erfarne fasilitatorene Irene Grastveit, og Morten Pedersen, som har vært sentrale i å utvikle Canoes rammeverk for endringsreise, ga lederne kunnskap og gode verktøy til å lede arbeidet med å innføre ny teknologi i tjenestene, og spesielt inn mot ny EPJ.

En tilbakemeldingsundersøkelse ble gjennomført i forbindelse med kursdagene, og den viste at deltakerne fikk nyttig læring å ta med seg i jobben som kommer. Les mer om digitale helseledere.

Kontaktinformasjon

Ruth Økland
EPJ-ressurs i Digi Rogaland
ruth.okland@vindafjord.kommune.no

Kristine Skjøthaug 
leder anskaffelsen av ny EPJ
kristine.skjothaug@stavanger.kommune.no

Ingeborg Dirdal
prosjektleder for EPJ Stavanger kommune
ingeborg.dirdal@stavanger.kommune.no